L’enregistrement du temps de travail à temps partiel en Espagne (le registro de jornada a tiempo parcial) obéit à ses propres règles, plus exigeantes que celles applicables au reste du personnel. Il ne suffit pas de noter l’heure d’arrivée et de départ : il faut totaliser les heures chaque mois, remettre ce récapitulatif à la personne avec le bulletin de paie et le conserver pendant quatre ans. À défaut, la loi espagnole présume que le contrat est à temps plein.
Dans ce guide, nous expliquons ce que dit l’article 12.4.c du Statut des travailleurs espagnol (Estatuto de los Trabajadores, ET), ce que doit contenir le récapitulatif mensuel, comment s’articulent les heures complémentaires (horas complementarias) et quelles sont les erreurs les plus fréquentes. Tout est vérifié dans le texte consolidé du BOE (le journal officiel espagnol).
Ce que dit la loi
La règle figure à l’article 12.4.c du Statut des travailleurs, et elle est antérieure à l’enregistrement quotidien imposé à toutes les entreprises en 2019 :
« La durée de travail des travailleurs à temps partiel sera enregistrée jour par jour et totalisée mensuellement, une copie du récapitulatif de toutes les heures effectuées chaque mois, tant ordinaires que complémentaires, étant remise au travailleur avec le bulletin de salaire. »
Le même article ajoute deux choses : l’entreprise conserve les récapitulatifs mensuels pendant au moins quatre ans et, si elle ne respecte pas ces obligations d’enregistrement, le contrat est présumé conclu à temps plein, sauf preuve contraire démontrant qu’il était bien à temps partiel.
Un contrat est à temps partiel lorsque moins d’heures sont convenues par jour, par semaine, par mois ou par an que pour une personne comparable à temps plein. Peu importe qu’il s’agisse de trente heures par semaine ou de quatre.
Les quatre obligations
- Enregistrer jour par jour. L’heure réelle d’entrée et de sortie de chaque journée, et non l’horaire prévu au contrat.
- Totaliser chaque mois. Additionner toutes les heures du mois, en séparant les ordinaires des complémentaires.
- Remettre une copie avec la paie. Le récapitulatif est remis à la personne avec le bulletin de salaire. Il ne suffit pas de le rendre consultable : il faut le lui remettre.
- Conserver les récapitulatifs pendant quatre ans. Au minimum, et à la disposition de l’Inspection du travail et de la sécurité sociale espagnole (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).
En outre, le contrat doit être écrit et préciser combien d’heures ordinaires sont travaillées par jour, par semaine, par mois ou par an, ainsi que leur répartition. Sans cela, il est également présumé à temps plein (art. 12.4.a).
Ce que contient le récapitulatif mensuel
La loi ne fixe pas de modèle. Elle exige que le récapitulatif reprenne « toutes les heures effectuées chaque mois, tant ordinaires que complémentaires ». En pratique, un récapitulatif solide contient :
- l’entreprise et la personne concernée, avec le mois correspondant ;
- chaque jour travaillé, avec l’heure d’entrée et de sortie ;
- les heures ordinaires et complémentaires de chaque jour ;
- le total mensuel des unes et des autres ;
- la preuve que la personne l’a bien reçu.
Voici à quoi ressemble une semaine d’exemple, avec un contrat de 20 heures hebdomadaires du lundi au vendredi :
| Jour | Entrée | Sortie | Ordinaires | Complémentaires |
|---|---|---|---|---|
| Lundi | 9:58 | 14:02 | 4 h | 0 h |
| Mardi | 10:00 | 14:00 | 4 h | 0 h |
| Mercredi | 10:01 | 15:00 | 4 h | 1 h |
| Jeudi | 10:00 | 14:01 | 4 h | 0 h |
| Vendredi | 9:59 | 16:00 | 4 h | 2 h |
| Total | 20 h | 3 h |
Les heures de l’exemple sont réelles, avec leurs minutes. Un récapitulatif où tous les jours commencent et se terminent à l’heure exacte du contrat laisse penser que rien n’a été enregistré.
Pour ne pas partir de zéro, notre feuille de temps pour l’Espagne comprend une feuille de résumé mensuel qui se remplit toute seule avec les totaux du mois.
Heures complémentaires
Une personne travaillant à temps partiel ne peut pas effectuer d’heures supplémentaires, sauf en cas de force majeure : celles nécessaires pour prévenir ou réparer des sinistres et autres dommages extraordinaires et urgents. Les heures en plus sont appelées complémentaires et obéissent à des règles spécifiques (art. 12.5) :
| Convenues | Volontaires | |
|---|---|---|
| Comment elles naissent | Accord spécifique et écrit avec la personne | L’entreprise les propose et la personne décide à chaque fois |
| Quels contrats | Durée d’au moins 10 heures hebdomadaires en calcul annuel | Contrats à durée indéterminée, avec au moins 10 heures hebdomadaires en calcul annuel |
| Plafond | 30 % des heures ordinaires du contrat ; la convention collective peut le porter à 60 % | 15 % des heures ordinaires ; la convention collective peut le porter à 30 % |
| Préavis | Trois jours, sauf si la convention prévoit un délai plus court | Aucun : elles sont acceptées ou non |
| Si la personne refuse | Elle doit les effectuer si l’accord est conforme à la loi | Elle ne peut pas être sanctionnée |
Dans les deux cas, elles sont payées comme des heures ordinaires, cotisent et doivent apparaître sur la fiche de paie. Et la somme des heures ordinaires et complémentaires ne peut jamais atteindre la durée de travail d’une personne à temps plein.
Autre règle qui concerne l’enregistrement : si la journée de travail est plus courte que celle d’un temps plein et qu’elle est en horaires coupés, elle ne peut comporter qu’une seule interruption, sauf disposition contraire de la convention collective (art. 12.4.b).
Que se passe-t-il en cas de non-respect
La conséquence propre au temps partiel est la plus coûteuse : le contrat est présumé à temps plein. C’est à l’entreprise de démontrer que la personne travaillait moins d’heures, et sans enregistrement quotidien ni récapitulatifs remis, cette preuve est très difficile. S’y ajoutent les différences de salaire et de cotisations qui peuvent être réclamées.
À cela s’ajoute la sanction générale. Le non-respect des règles relatives à l’enregistrement du temps de travail constitue une infraction grave (article 7.5 de la loi espagnole sur les infractions et sanctions dans l’ordre social, dite LISOS), avec une amende de 751 à 7 500 € selon le degré retenu par l’Inspection.
En quoi cela diffère de l’enregistrement quotidien
Depuis 2019, toutes les entreprises espagnoles tiennent un enregistrement quotidien du temps de travail (art. 34.9). Celui du temps partiel ne le remplace pas : il s’y ajoute.
| Enregistrement quotidien (art. 34.9) | Temps partiel (art. 12.4.c) | |
|---|---|---|
| À qui | À tout le personnel | Aux personnes titulaires d’un contrat à temps partiel |
| Ce qui est noté | Heure de début et de fin de chaque journée | La même chose, plus le total mensuel |
| Copie à la personne | Non obligatoire ; elle peut le consulter | Obligatoire, avec la paie |
| Durée de conservation | Quatre ans | Quatre ans au minimum |
| En cas d’absence | Infraction grave | Infraction grave et contrat présumé à temps plein |
Une personne à temps plein qui effectue des heures supplémentaires suit une règle similaire : sa durée de travail est totalisée sur la période de paie et une copie du récapitulatif lui est remise avec la paie (art. 35.5). Nous l’expliquons dans le guide sur l’enregistrement du temps de travail en Espagne.
Erreurs fréquentes
- Utiliser le planning comme enregistrement. Le planning indique ce qui était prévu. L’enregistrement indique ce qui s’est réellement passé.
- Signer une feuille en fin de mois. S’il n’existe pas d’enregistrement quotidien en amont, le récapitulatif ne tient pas.
- Avoir le récapitulatif sans le remettre. La loi exige une copie avec la paie. Il est utile de pouvoir prouver qu’elle a été remise.
- Faire des heures en plus sans accord écrit. Les heures complémentaires convenues nécessitent un accord spécifique et écrit.
- Mélanger ordinaires et complémentaires. Le récapitulatif doit les distinguer.
- Ne conserver que les bulletins de paie. Les récapitulatifs mensuels doivent être conservés pendant quatre ans.
Comment le gérer, étape par étape
- Vérifiez les contrats. Qu’ils soient écrits, avec les heures et leur répartition. Si des heures complémentaires sont effectuées, il doit exister un accord.
- Pointez chaque jour, à l’heure réelle. Entrée, sortie et pauses qui ne sont pas du travail.
- Indiquez quelles heures sont complémentaires. Celles qui dépassent la durée ordinaire du contrat.
- Clôturez le mois. Additionnez les heures ordinaires et complémentaires et vérifiez les plafonds.
- Remettez le récapitulatif avec la paie et conservez la preuve de sa remise à la personne.
- Conservez les récapitulatifs pendant quatre ans.
Le récapitulatif du temps partiel, fait tout seul, avec Fichómetro
Fichómetro (notre propre application) est une application d’enregistrement du temps de travail pensée pour les petites entreprises en Espagne. Chaque personne pointe en un clic depuis son mobile ou son ordinateur et, à la clôture du mois, l’application prépare le récapitulatif mensuel du temps partiel, avertit chaque personne par e-mail et conserve sa confirmation. Personne ne peut modifier un pointage : les corrections sont ajoutées avec leur motif et leur auteur. C’est gratuit à vie pour 1 personne. Au-delà, 2 € par personne active et par mois, taxes en sus, avec 30 jours d’essai sans carte bancaire. L’application est disponible en espagnol, catalan, galicien, basque et anglais.
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Questions fréquentes
Faut-il remettre l’enregistrement du temps de travail à une personne à temps partiel ?
Oui. Contrairement au reste du personnel, la personne à temps partiel reçoit chaque mois, avec la paie, une copie du récapitulatif de toutes les heures du mois.
Existe-t-il un modèle officiel d’enregistrement du temps de travail à temps partiel ?
Non. La loi précise ce que doit contenir le récapitulatif, les heures ordinaires et complémentaires de chaque mois, mais n’impose pas de format.
La personne salariée doit-elle signer le récapitulatif ?
La loi parle de remettre une copie, pas de la faire signer. Malgré tout, il est conseillé de conserver une preuve de remise : signature, accusé de réception ou validation enregistrée dans l’application.
Une personne à temps partiel peut-elle faire des heures supplémentaires ?
Non, sauf en cas de force majeure. Les heures qui dépassent la durée prévue au contrat sont complémentaires et ont leurs propres limites.
Combien d’heures complémentaires peut-on effectuer ?
Les heures convenues, jusqu’à 30 % des heures ordinaires du contrat, ou jusqu’à 60 % si la convention collective le permet. Les heures volontaires, jusqu’à 15 %, ou 30 % par convention, et uniquement dans les contrats à durée indéterminée.
Que se passe-t-il si l’enregistrement du temps de travail à temps partiel n’est pas tenu ?
Le contrat est présumé à temps plein, sauf preuve contraire apportée par l’entreprise. C’est aussi une infraction grave, avec une amende de 751 à 7 500 €.
Combien de temps les récapitulatifs mensuels sont-ils conservés ?
Quatre ans au minimum.
Conclusion
L’enregistrement du temps de travail à temps partiel en Espagne exige quatre choses : noter chaque jour, totaliser chaque mois, remettre le récapitulatif avec la paie et le conserver pendant quatre ans. C’est peu de travail si c’est fait au fil de l’eau, et très difficile à reconstituer après coup, alors que l’enjeu est que le contrat soit considéré comme un contrat à temps plein.
Cet article est informatif et ne remplace pas les conseils de votre conseiller en droit du travail. Vérifiez aussi votre convention collective, qui peut modifier les plafonds d’heures complémentaires et le préavis.
Liens utiles
- Enregistrement du temps de travail en Espagne : le guide général, avec les amendes et l’état du décret royal sur l’enregistrement numérique.
- Fichómetro : enregistrement du temps de travail pour les petites entreprises, gratuit pour 1 personne.
- Article 12 du Statut des travailleurs, au BOE (en espagnol).
