Il registro dell’orario a tempo parziale in Spagna (il registro de jornada a tiempo parcial) ha regole proprie, più esigenti di quelle del resto del personale. Non basta annotare l’entrata e l’uscita: bisogna sommare le ore ogni mese, consegnare quel riepilogo alla persona insieme alla busta paga e conservarlo per quattro anni. Se non si fa, la legge spagnola presume che il contratto sia a tempo pieno.
In questa guida spieghiamo cosa dice l’articolo 12.4.c dello Statuto dei Lavoratori spagnolo (Estatuto de los Trabajadores, ET), cosa deve contenere il riepilogo mensile, come si inseriscono le ore complementari (horas complementarias) e quali sono gli errori che si ripetono più spesso. Tutto è verificato sul testo consolidato del BOE (la gazzetta ufficiale spagnola).
Cosa dice la legge
La regola è nell’articolo 12.4.c dello Statuto dei Lavoratori spagnolo, ed è precedente al registro giornaliero imposto a tutte le aziende nel 2019:
«L’orario dei lavoratori a tempo parziale sarà registrato giorno per giorno e totalizzato mensilmente, consegnando copia al lavoratore, insieme alla busta paga, del riepilogo di tutte le ore svolte in ciascun mese, sia ordinarie sia complementari».
Lo stesso articolo aggiunge due cose: l’azienda conserva i riepiloghi mensili per almeno quattro anni e, se non rispetta questi obblighi di registrazione, il contratto si presume stipulato a tempo pieno, salvo che dimostri che era davvero part-time.
Un contratto è a tempo parziale quando si concordano meno ore al giorno, alla settimana, al mese o all’anno rispetto a quelle di una persona comparabile a tempo pieno. Non importa che siano trenta ore alla settimana o quattro.
I quattro obblighi
- Registrare giorno per giorno. L’orario reale di entrata e di uscita di ogni giornata, non l’orario previsto dal contratto.
- Totalizzare ogni mese. Sommare tutte le ore del mese, separando quelle ordinarie da quelle complementari.
- Consegnare una copia con la busta paga. Il riepilogo va consegnato alla persona insieme al cedolino. Qui non basta permetterne la consultazione: bisogna consegnarlo.
- Conservare i riepiloghi per quattro anni. Almeno, e a disposizione dell’Ispettorato del Lavoro e della Previdenza Sociale spagnolo (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).
Inoltre, il contratto deve essere scritto e indicare quante ore ordinarie si lavorano al giorno, alla settimana, al mese o all’anno, e come sono distribuite. Senza questo, si presume anche il tempo pieno (art. 12.4.a).
Cosa contiene il riepilogo mensile
La legge non stabilisce un modello. Richiede che il riepilogo riporti «tutte le ore svolte in ciascun mese, sia ordinarie sia complementari». In pratica, un riepilogo che si difende da solo contiene questo:
- l’azienda e la persona, con il mese di riferimento;
- ogni giorno lavorato, con ora di entrata e di uscita;
- le ore ordinarie e complementari di ciascun giorno;
- il totale mensile di entrambe;
- la prova che la persona lo ha ricevuto.
Ecco come appare una settimana di esempio, con un contratto di 20 ore settimanali da lunedì a venerdì:
| Giorno | Entrata | Uscita | Ordinarie | Complementari |
|---|---|---|---|---|
| Lunedì | 9:58 | 14:02 | 4 h | 0 h |
| Martedì | 10:00 | 14:00 | 4 h | 0 h |
| Mercoledì | 10:01 | 15:00 | 4 h | 1 h |
| Giovedì | 10:00 | 14:01 | 4 h | 0 h |
| Venerdì | 9:59 | 16:00 | 4 h | 2 h |
| Totale | 20 h | 3 h |
Le ore dell’esempio sono reali, con i loro minuti. Un riepilogo in cui tutti i giorni iniziano e finiscono all’ora esatta del contratto fa pensare che nessuno abbia registrato nulla.
Per non partire da zero, il nostro modello di registro orario per la Spagna include un foglio di riepilogo mensile che si compila da solo con i totali del mese.
Ore complementari
Chi lavora a tempo parziale non può fare straordinari, salvo quelli per forza maggiore: quelli necessari per prevenire o riparare sinistri e altri danni straordinari e urgenti. Le ore in più si chiamano complementari e hanno regole proprie (art. 12.5):
| Pattuite | Volontarie | |
|---|---|---|
| Come nascono | Accordo specifico e scritto con la persona | L’azienda le propone e la persona decide di volta in volta |
| Quali contratti | Orario di almeno 10 ore settimanali in computo annuale | Contratti a tempo indeterminato, con almeno 10 ore settimanali in computo annuale |
| Limite | 30 % delle ore ordinarie del contratto; il contratto collettivo può portarlo fino al 60 % | 15 % delle ore ordinarie; il contratto collettivo può portarlo fino al 30 % |
| Preavviso | Tre giorni, salvo che il contratto collettivo ne stabilisca uno inferiore | Non c’è: si accettano o no |
| Se la persona dice di no | Deve farle se il patto è conforme alla legge | Non può essere sanzionata |
In entrambi i casi si pagano come ore ordinarie, contribuiscono e devono comparire in busta paga. E la somma di ordinarie e complementari non può mai raggiungere l’orario di una persona a tempo pieno.
Un’altra regola che incide sul registro: se la giornata lavorativa è più breve di quella a tempo pieno e si svolge in due blocchi, può avere una sola interruzione, salvo diversa previsione del contratto collettivo (art. 12.4.b).
Cosa succede se non si rispetta
La conseguenza tipica del part-time è la più costosa: il contratto si presume a tempo pieno. È l’azienda che deve dimostrare che la persona lavorava meno ore, e senza registro giornaliero né riepiloghi consegnati questa prova è molto difficile. A ciò si aggiungono le differenze di salario e di contribuzione che possono essere richieste.
A questo si somma la sanzione generale. Violare le norme sul registro dell’orario è un’infrazione grave (articolo 7.5 della legge spagnola sulle infrazioni e sanzioni nell’ordine sociale, la LISOS), con multa da 751 a 7.500 € a seconda del grado rilevato dall’Ispettorato.
In cosa si differenzia dal registro giornaliero
Dal 2019 tutte le aziende spagnole tengono un registro giornaliero dell’orario (art. 34.9). Quello del part-time non lo sostituisce: si aggiunge ad esso.
| Registro giornaliero (art. 34.9) | Tempo parziale (art. 12.4.c) | |
|---|---|---|
| A chi | A tutto il personale | A chi ha un contratto a tempo parziale |
| Cosa si annota | Ora di inizio e di fine di ogni giornata | Lo stesso, e inoltre il totale del mese |
| Copia alla persona | Non è obbligatoria; può consultarlo | Obbligatoria, con la busta paga |
| Per quanto si conserva | Quattro anni | Almeno quattro anni |
| Se manca | Infrazione grave | Infrazione grave e contratto presunto a tempo pieno |
Chi lavora a tempo pieno e fa straordinari ha una regola simile: il suo orario viene totalizzato nel periodo di paga e gli viene consegnata copia del riepilogo con la busta paga (art. 35.5). Ne parliamo nella guida sul registro dell’orario di lavoro in Spagna.
Errori frequenti
- Usare il turno come registro. Il turno indica ciò che era previsto. Il registro, ciò che è accaduto.
- Firmare un foglio a fine mese. Se dietro non c’è il registro di ogni giorno, il riepilogo non regge.
- Avere il riepilogo e non consegnarlo. La legge richiede di dare una copia con la busta paga. Conviene poter dimostrare che è stata consegnata.
- Fare ore in più senza accordo scritto. Le complementari pattuite richiedono un accordo specifico e scritto.
- Mescolare ordinarie e complementari. Il riepilogo deve distinguerle.
- Conservare solo le buste paga. I riepiloghi mensili si conservano per quattro anni.
Come gestirlo, passo dopo passo
- Controlla i contratti. Devono essere scritti, con le ore e la loro distribuzione. Se si fanno complementari, deve esistere l’accordo.
- Registra ogni giorno, all’ora reale. Entrata, uscita e le pause che non sono lavoro.
- Segna quali ore sono complementari. Quelle che superano l’orario ordinario del contratto.
- Chiudi il mese. Somma ordinarie e complementari e verifica i limiti.
- Consegna il riepilogo con la busta paga e lascia traccia che la persona lo ha ricevuto.
- Conserva i riepiloghi per quattro anni.
Il riepilogo del part-time, fatto da solo, con Fichómetro
Fichómetro (è un nostro prodotto) è un’app per il registro dell’orario di lavoro pensata per le piccole imprese in Spagna. Ogni persona timbra con un tocco dal cellulare o dal computer e, alla chiusura del mese, l’app prepara il riepilogo mensile del part-time, avvisa via email ogni persona e conserva la sua conferma. Nessuno può modificare una timbratura: le correzioni si aggiungono con il motivo e l’autore. È gratis per sempre con 1 persona. Con più persone, 2 € per persona attiva al mese, più imposte, con 30 giorni di prova senza carta. L’app è disponibile in spagnolo, catalano, galiziano, basco e inglese.
Domande frequenti
Bisogna consegnare il registro dell’orario a chi lavora a tempo parziale?
Sì. A differenza del resto del personale, a chi lavora a tempo parziale si consegna ogni mese, con la busta paga, una copia del riepilogo di tutte le ore del mese.
Esiste un modello ufficiale di registro dell’orario a tempo parziale?
No. La legge dice cosa deve contenere il riepilogo, le ore ordinarie e complementari di ogni mese, ma non impone un formato.
Il lavoratore deve firmare il riepilogo?
La legge parla di consegnare una copia, non di firmarla. Tuttavia, conviene lasciare traccia della consegna: una firma, una ricevuta o una conferma salvata nell’applicazione.
Chi lavora a tempo parziale può fare straordinari?
No, salvo quelli per forza maggiore. Le ore che superano l’orario del contratto sono complementari e hanno limiti propri.
Quante ore complementari si possono fare?
Quelle pattuite, fino al 30 % delle ore ordinarie del contratto, o fino al 60 % se lo consente il contratto collettivo. Quelle volontarie, fino al 15 %, o al 30 % per contratto collettivo, e solo nei contratti a tempo indeterminato.
Cosa succede se non si tiene il registro dell’orario a tempo parziale?
Il contratto si presume a tempo pieno, salvo che l’azienda dimostri il contrario. Inoltre è un’infrazione grave, con multa da 751 a 7.500 €.
Per quanto tempo si conservano i riepiloghi mensili?
Almeno quattro anni.
Conclusione
Il registro dell’orario a tempo parziale in Spagna richiede quattro cose: annotare ogni giorno, sommare ogni mese, consegnare il riepilogo con la busta paga e conservarlo per quattro anni. È poco lavoro se fatto in tempo reale e molto difficile da ricostruire dopo, e ciò che è in gioco è che il contratto venga considerato a tempo pieno.
Questo articolo è informativo e non sostituisce il consiglio del tuo consulente del lavoro. Controlla anche il tuo contratto collettivo, che può modificare i limiti delle ore complementari e il preavviso.
Link utili
- Registro dell’orario di lavoro in Spagna: la guida generale, con le multe e lo stato del regio decreto sul registro digitale.
- Fichómetro: registro dell’orario per piccole imprese, gratis con 1 persona.
- Articolo 12 dello Statuto dei Lavoratori spagnolo, nel BOE (in spagnolo).
