Un’app per timbrare gratis in Spagna (app para fichar gratis) può essere tutto ciò di cui ha bisogno una piccola impresa, purché rispetti quanto richiesto dalla legge per il registro orario di lavoro. Il prezzo non è il problema: il problema è che molti piani gratuiti tagliano proprio ciò che controlla l’Ispettorato del lavoro spagnolo (Inspección de Trabajo), come il fatto che nessuno possa modificare una timbratura o che il registro venga conservato per quattro anni.
In questa guida spieghiamo cosa deve rispettare qualsiasi strumento di timbratura, cosa di solito viene escluso dai piani gratuiti, come si confrontano le opzioni senza costo e come verificare un’applicazione prima di registrare qualcuno. Aggiornato al 14 ottobre 2026.
Cosa deve rispettare per essere valida
La legge non richiede un’applicazione specifica né a pagamento. L’articolo 34.9 dello Statuto dei lavoratori spagnolo (Estatuto de los Trabajadores) e la guida del Ministero del Lavoro spagnolo stabiliscono ciò che deve offrire qualsiasi sistema, gratuito o meno:
- L’ora di inizio e di fine di ogni giornata, per ogni persona. Con orario spezzato, ogni tratto.
- Un registro affidabile che nessuno possa modificare in seguito. La guida parla di informazioni «immutabili e non manipolabili a posteriori», né dall’azienda né dalla persona. Gli errori si correggono, ma lasciando traccia.
- Le pause, se vengono scalate. La stessa guida avverte: se non risultano, si presume che tutto il tempo tra l’ingresso e l’uscita sia lavoro.
- Conservazione per quattro anni. L’azienda deve conservare i registri per quel periodo, anche quelli di chi non lavora più lì.
- A disposizione di chi ha diritto a vederli: ogni persona, la sua rappresentanza e l’Ispettorato del Lavoro.
- Il riepilogo mensile per il part-time. A chi lavora a tempo parziale va consegnato ogni mese, con la busta paga, il riepilogo delle ore (articolo 12.4.c dello Statuto). Ne parliamo nell’articolo sul registro dell’orario a tempo parziale in Spagna.
- Rispetto della protezione dei dati. Solo i dati necessari e senza imporre il cellulare personale. Lo spieghiamo nell’articolo è legale timbrare con il cellulare personale in Spagna?
Se un’app gratuita rispetta tutto questo, va bene. Se fallisce anche solo in uno di questi punti, il registro esiste ma non regge a un’ispezione. Il dettaglio di ogni obbligo è nella nostra guida sul registro orario di lavoro in Spagna.
Cosa di solito viene tagliato nei piani gratuiti
Molte applicazioni a pagamento hanno un piano gratuito per essere provate. È legittimo, ma conviene sapere dove sta il limite prima di farvi affidamento:
- Il numero di persone. Il piano gratuito di solito è per pochissime persone, e il giorno in cui ne entra un’altra si paga per tutte.
- Che le timbrature non possano essere modificate. In alcune applicazioni note, bloccare i registri in modo che non si possano modificare o vedere la cronologia delle modifiche è disponibile solo nei piani a pagamento. Senza questo, il piano gratuito registra le ore, ma non un registro affidabile.
- La cronologia. Se si vedono solo gli ultimi mesi, mancano i quattro anni richiesti dalla legge.
- I report. Esportare il mese in PDF o Excel per l’Ispettorato o per le buste paga a volte è a pagamento.
- Timbrare senza cellulare. La modalità chiosco, con un tablet all’ingresso, di solito è nei piani a pagamento. È ciò che permette di non dipendere dal telefono di ciascuno.
- Cosa succede quando si smette. Se smetti di pagare o chiudi l’account, riesci ancora a vedere e scaricare i registri fino a completare i quattro anni?
C’è un altro tranello frequente: le applicazioni di controllo del tempo per progetti. Sono pensate per sapere quante ore vengono dedicate a ciascun cliente o attività, non per registrare l’orario di lavoro, e non sempre raccolgono ingresso e uscita né impediscono di modificare quanto annotato.
Le opzioni gratuite, a confronto
| Opzione | A favore | Cosa tenere d’occhio |
|---|---|---|
| Foglio cartaceo firmato | Non costa nulla e la legge lo ammette | Si compila a fine settimana, si perde e va sommato a mano. Quattro anni di carta |
| Foglio di calcolo | Fa i conti da solo e si può stampare | Si può modificare senza lasciare traccia. Serve un metodo: firmare ogni mese e conservare una copia bloccata |
| Piano gratuito di un’app a pagamento | Comodo e su cellulare o computer | Limite di persone e funzioni ridotte: blocco delle timbrature, cronologia, report, chiosco |
| Controllo del tempo per progetti | Utile per fatturare le ore | Non è pensato per l’orario di lavoro: può mancare l’ingresso e l’uscita, oppure ciò che è annotato può essere modificato |
| Applicazione gratuita di registrazione dell’orario per poche persone | Pensata per la legge spagnola, con registro bloccato | Controllare fino a quante persone è gratuita e quanto costa superare quel limite |
Se preferisci iniziare con la carta o con un foglio di calcolo, abbiamo un modello di registro orario per la Spagna in Excel gratuito, con ciò che richiede la legge.
Come verificarla prima di scegliere
Prima di registrare il personale, fai queste prove con una persona di esempio:
- Registra un ingresso e un’uscita e verifica che restino con l’ora reale, non con quella digitata da chi timbra.
- Prova a modificare una timbratura. Se si può fare senza lasciare traccia di cosa c’era prima, chi l’ha cambiata e perché, non è un registro affidabile.
- Cerca per quanto tempo conserva i registri nel piano gratuito e cosa succede se chiudi l’account.
- Esporta il mese in PDF o in Excel, come chiederebbe l’Ispettorato o il tuo consulente del lavoro.
- Prova a timbrare senza il cellulare personale: dal computer o da un tablet condiviso.
- Leggi quali dati raccoglie. Se chiede la posizione continuamente, impronte o volto, chiediti se sia davvero necessario.
- Guarda dove vengono conservati i dati e se ti forniscono il contratto di nomina a responsabile del trattamento.
- Calcola quanto costerà il giorno in cui assumerai un’altra persona.
Quando conviene pagare
Il gratuito conviene finché rispetta i minimi di legge e la tua squadra ci sta dentro. Quando non ci sta più, il conto è semplice: quanto costa l’app per persona al mese rispetto al tempo che si perde a sommare fogli, rincorrere firme e preparare il mese per le buste paga.
E rispetto al rischio. Non tenere il registro, o tenerlo in modo non valido, è un’infrazione grave, con multe da 751 a 7.500 € per l’azienda. Ne parliamo nell’articolo sulla multa per non timbrare in Spagna.
E il regio decreto sul registro orario digitale
Il Governo spagnolo sta preparando un regio decreto (Real Decreto) che, secondo il progetto noto, obbligherebbe a timbrare solo con mezzi digitali, a lasciare traccia di ogni correzione e a dare all’Ispettorato accesso immediato, anche da remoto. Con ciò, carta e foglio di calcolo non sarebbero più validi.
Al 14 ottobre 2026 non è approvato né pubblicato nel BOE, la gazzetta ufficiale spagnola. Lo seguiamo nell’articolo registro orario digitale in Spagna: quando entra in vigore. Se scegli ora un’applicazione, meglio che già rispetti questo requisito.
Fichómetro: gratis per sempre se timbra 1 persona
Fichómetro (è la nostra app) è un’applicazione di registrazione dell’orario pensata per piccole imprese e per la legge spagnola. Il piano Gratis, per 1 persona che timbra e senza limiti di tempo, include ciò che richiede la legge: timbrare da cellulare o computer con l’ora del server, un registro che nessuno può modificare (le correzioni si aggiungono con il loro motivo), il riepilogo mensile con l’approvazione della persona, la modalità Ispettorato e i documenti legali. Con più persone, Pro costa 2 € per persona attiva al mese, IVA esclusa, e aggiunge il chiosco con PIN o tessera QR, turni, ferie e più sedi. Puoi provarla per 30 giorni senza carta di credito e, se disdici, il registro resta a tua disposizione in sola lettura fino al compimento dei quattro anni. L’app è disponibile in spagnolo, catalano, galiziano, basco e inglese.
Domande frequenti
Un’app gratuita va bene per la registrazione dell’orario?
Sì, se registra l’ora di inizio e di fine di ogni giornata, impedisce di modificare le timbrature senza lasciare traccia, conserva i registri per quattro anni e li mette a disposizione del personale, della sua rappresentanza e dell’Ispettorato.
È obbligatorio usare un’app per timbrare?
Oggi no. La legge ammette la carta o un foglio di calcolo se il registro è affidabile. Il regio decreto che sta preparando il Governo spagnolo obbligherebbe a farlo in digitale, ma al 14 ottobre 2026 non è approvato.
Cosa succede se l’app permette di cancellare o modificare le timbrature?
Che il registro perde valore: la guida del Ministero richiede informazioni che non possano essere manipolate in seguito. Le correzioni devono restare annotate con ciò che c’era prima.
Un’app di controllo del tempo per progetti va bene per timbrare?
Solo se registra l’ingresso e l’uscita di ogni giorno e non permette di modificare quanto annotato senza traccia. Molte sono pensate per fatturare ore, non per l’orario di lavoro.
Devo timbrare con il mio cellulare se l’app è gratuita?
Non necessariamente. L’azienda può usare il computer della postazione o un tablet condiviso, e in telelavoro non può obbligarti a installare nulla sul tuo cellulare.
Cosa faccio con i registri se cambio applicazione?
Scaricarli prima di andartene e conservarli fino al compimento dei quattro anni. Verifica prima di scegliere che l’applicazione consenta di esportarli.
A quanto ammonta la multa per non tenere bene il registro?
È un’infrazione grave, da 751 a 7.500 € per l’azienda.
Conclusione
Un’app per timbrare gratis va bene se rispetta le stesse condizioni di una a pagamento: ora reale di ingresso e uscita, timbrature che non si possono modificare senza traccia, conservazione per quattro anni e accesso per chi ha diritto a vederle. Prima di scegliere, prova a modificare una timbratura, esporta un mese in PDF e verifica cosa succede il giorno in cui assumi qualcun altro. Se supera queste prove, non serve pagare.
Questo articolo è informativo e non sostituisce il parere del tuo consulente del lavoro (asesoría laboral). Controlla anche il tuo contratto collettivo, che può specificare come si registra l’orario di lavoro.
Link utili
- Fichómetro: registrazione dell’orario per piccole imprese, gratis con 1 persona.
- Registro orario di lavoro in Spagna: cosa richiede la legge e come rispettarla.
- Modello di registro orario per la Spagna in Excel, gratuito.
- Guida sul registro orario del Ministero del Lavoro spagnolo (PDF, in spagnolo).
