Eine kostenlose Zeiterfassungs-App in Spanien (app para fichar gratis) kann alles sein, was ein kleines Unternehmen braucht, solange sie die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung erfüllt. Der Preis ist nicht das Problem: Das Problem ist, dass viele Gratis-Tarife genau das kürzen, worauf die spanische Arbeitsinspektion (Inspección de Trabajo) achtet, etwa dass niemand eine Stempelung nachträglich ändern kann oder dass die Aufzeichnung vier Jahre lang gespeichert wird.
In diesem Leitfaden erklären wir, was jedes Zeiterfassungs-Tool erfüllen muss, was Gratis-Tarife meist weglassen, wie sich kostenlose Optionen vergleichen lassen und wie man eine Anwendung prüft, bevor man jemanden anmeldet. Stand: 14. Oktober 2026.
Was sie erfüllen muss, damit sie gilt
Das Gesetz verlangt keine bestimmte App und auch keine kostenpflichtige. Artikel 34.9 des spanischen Arbeitnehmerstatuts (Estatuto de los Trabajadores) und der Leitfaden des spanischen Arbeitsministeriums legen fest, was jedes System liefern muss, egal ob gratis oder nicht:
- Die Start- und Endzeit jedes Tages für jede Person. Bei geteiltem Arbeitstag jeden Abschnitt.
- Eine verlässliche Aufzeichnung, die niemand nachträglich ändern kann. Der Leitfaden spricht von Informationen, die „unveränderlich und nicht nachträglich manipulierbar“ sind, weder durch das Unternehmen noch durch die Person. Fehler werden korrigiert, aber mit Spur.
- Pausen, wenn sie abgezogen werden. Derselbe Leitfaden warnt: Wenn sie nicht erfasst sind, wird vermutet, dass die gesamte Zeit zwischen Ein- und Ausstempeln Arbeitszeit ist.
- Vier Jahre Aufbewahrung. Das Unternehmen muss die Aufzeichnungen so lange aufbewahren, auch die von Personen, die dort nicht mehr arbeiten.
- Verfügbarkeit für Berechtigte: jede Person, ihre Vertretung und die Arbeitsinspektion.
- Die monatliche Zusammenfassung bei Teilzeit. Teilzeitbeschäftigten muss jeden Monat zusammen mit der Gehaltsabrechnung die Zusammenfassung ihrer Stunden ausgehändigt werden (Artikel 12.4.c des Statuts). Wir erklären das in unserem Artikel zur Arbeitszeiterfassung bei Teilzeit in Spanien.
- Datenschutz einhalten. Nur die notwendigen Daten und kein Zwang zur Nutzung des privaten Handys. Das erklären wir in unserem Artikel zur Zeiterfassung mit dem privaten Handy in Spanien.
Wenn eine kostenlose App all das erfüllt, taugt sie. Wenn sie bei einem Punkt scheitert, existiert die Aufzeichnung zwar, hält aber einer Prüfung nicht stand. Die Details jeder Pflicht stehen in unserem Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung in Spanien.
Was Gratis-Tarife meist kürzen
Viele kostenpflichtige Anwendungen haben einen Gratis-Tarif, damit man sie testen kann. Das ist legitim, aber man sollte wissen, wo die Grenze liegt, bevor man sich darauf verlässt:
- Die Anzahl der Personen. Der Gratis-Tarif gilt meist nur für sehr wenige, und sobald eine weitere Person dazukommt, zahlt man für alle.
- Dass Stempelungen nicht geändert werden können. Bei einigen bekannten Anwendungen ist das Sperren von Einträgen, damit sie nicht bearbeitet werden können, oder das Anzeigen der Änderungshistorie nur in den kostenpflichtigen Tarifen enthalten. Ohne das erfasst der Gratis-Tarif zwar Stunden, aber keine verlässliche Aufzeichnung.
- Die Historie. Wenn nur die letzten Monate sichtbar sind, fehlen die vier Jahre, die das Gesetz verlangt.
- Die Berichte. Den Monat als PDF oder Excel für die Inspektion oder die Lohnabrechnung auszugeben, ist manchmal kostenpflichtig.
- Stempeln ohne Handy. Der Kiosk-Modus mit einem Tablet am Eingang ist meist in den kostenpflichtigen Tarifen enthalten. Er ermöglicht es, nicht vom Telefon jeder einzelnen Person abhängig zu sein.
- Was passiert, wenn man kündigt. Wenn man nicht mehr zahlt oder das Konto schließt, kann man die Aufzeichnungen dann noch bis zum Ablauf der vier Jahre ansehen und herunterladen?
Es gibt noch eine häufige Falle: Zeiterfassungs-Apps für Projekte. Sie sind dafür gedacht, zu wissen, wie viele Stunden für einen Kunden oder eine Aufgabe aufgewendet werden, nicht für die Arbeitszeiterfassung, und erfassen nicht immer Ein- und Ausstempeln oder verhindern Änderungen an den Einträgen.
Die kostenlosen Optionen im Vergleich
| Option | Vorteile | Worauf man achten muss |
|---|---|---|
| Unterschriebenes Papierformular | Kostet nichts und ist gesetzlich zulässig | Wird am Ende der Woche ausgefüllt, geht verloren und muss von Hand addiert werden. Vier Jahre Papierkram |
| Tabellenkalkulation | Addiert automatisch und kann gedruckt werden | Kann ohne Spur geändert werden. Braucht eine Methode: jeden Monat unterschreiben und eine schreibgeschützte Kopie aufbewahren |
| Gratis-Tarif einer kostenpflichtigen App | Bequem, auf dem Handy oder Computer | Personenlimit und eingeschränkte Funktionen: Sperre für Stempelungen, Historie, Berichte, Kiosk |
| Zeiterfassung nach Projekten | Nützlich zur Stundenabrechnung | Nicht für die Arbeitszeit gedacht: Ein- und Ausstempeln kann fehlen oder Einträge können ohne Spur geändert werden |
| Kostenlose Arbeitszeiterfassungs-App für wenige Personen | Für das spanische Recht gemacht, mit gesperrter Aufzeichnung | Prüfen, für wie viele Personen sie kostenlos ist und was der Wechsel kostet |
Wenn du lieber mit Papier oder einer Tabellenkalkulation startest, haben wir eine kostenlose Vorlage zur Arbeitszeiterfassung in Spanien (für Excel) mit allem, was das Gesetz verlangt.
Wie man sie vor der Auswahl prüft
Bevor du die Belegschaft anmeldest, mache diese Tests mit einer Beispielperson:
- Stempele einmal ein und wieder aus und prüfe, dass die reale Uhrzeit gespeichert wird, nicht die, die die stempelnde Person eingibt.
- Versuche, eine Stempelung zu ändern. Wenn das ohne Spur dessen möglich ist, was vorher da war, wer es geändert hat und warum, ist es keine verlässliche Aufzeichnung.
- Prüfe, wie lange der Gratis-Tarif die Aufzeichnungen speichert und was passiert, wenn du das Konto schließt.
- Exportiere den Monat als PDF oder Excel, so wie es die Inspektion oder deine Lohnberatung (asesoría) verlangen würde.
- Teste das Stempeln ohne privates Handy: vom Computer oder von einem gemeinsam genutzten Tablet.
- Lies, welche Daten erfasst werden. Wenn ständig der Standort, Fingerabdrücke oder das Gesicht verlangt werden, frage dich, ob das nötig ist.
- Prüfe, wo die Daten gespeichert werden und ob dir der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gegeben wird.
- Berechne, was es kosten wird, wenn du eine weitere Person einstellst.
Wann sich Bezahlen lohnt
Gratis lohnt sich, solange es die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt und deine Belegschaft hineinpasst. Wenn das nicht mehr der Fall ist, ist die Rechnung einfach: die Kosten der App pro Person und Monat gegenüber der Zeit, die für das Zusammenzählen von Blättern, das Einholen von Unterschriften und die Vorbereitung des Monats für die Lohnabrechnung draufgeht.
Und gegenüber dem Risiko. Keine oder eine unbrauchbare Arbeitszeiterfassung ist ein schwerer Verstoß, mit Bußgeldern von 751 bis 7.500 € für das Unternehmen. Das erklären wir in unserem Artikel zur Strafe für fehlende Zeiterfassung in Spanien.
Und das Königliche Dekret zur digitalen Erfassung
Die spanische Regierung bereitet ein Königliches Dekret (Real Decreto) vor, das nach dem bekannten Entwurf das Stempeln nur noch mit digitalen Mitteln erlauben würde, jede Korrektur nachvollziehbar machen und der Inspektion sofortigen Zugriff geben würde, auch aus der Ferne. Damit würden Papier und Tabellenkalkulation nicht mehr gelten.
Stand 14. Oktober 2026 ist es nicht verabschiedet und nicht im BOE, dem spanischen Staatsanzeiger, veröffentlicht. Wir verfolgen das in unserem Artikel Digitale Arbeitszeiterfassung in Spanien: ab wann sie gilt. Wenn du jetzt eine App auswählst, sollte sie das am besten schon erfüllen.
Fichómetro: für immer gratis, wenn 1 Person stempelt
Fichómetro (unsere eigene App) ist eine Arbeitszeiterfassungs-App für kleine Unternehmen und für das spanische Recht. Der Gratis-Tarif für 1 stempelnde Person und ohne Zeitlimit enthält, was das Gesetz verlangt: Stempeln per Handy oder Computer mit Serverzeit, eine Aufzeichnung, die niemand ändern kann (Korrekturen werden mit Begründung ergänzt), die monatliche Zusammenfassung mit Zustimmung der Person, den Inspektionsmodus und die rechtlichen Dokumente. Mit mehr Personen kostet Pro 2 € pro aktiver Person und Monat, zzgl. MwSt., und enthält den Kiosk mit PIN oder QR-Karte, Schichten, Urlaub und mehrere Standorte. Du kannst die App 30 Tage ohne Karte testen, und wenn du kündigst, bleibt die Aufzeichnung bis zum Ablauf der vier Jahre schreibgeschützt verfügbar. Die App gibt es auf Spanisch, Katalanisch, Galicisch, Baskisch und Englisch.
Kostenloses Konto erstellen · Sieh dir an, wie Fichómetro funktioniert
Häufige Fragen
Reicht eine kostenlose App für die Arbeitszeiterfassung?
Ja, wenn sie die Start- und Endzeit jedes Tages erfasst, Änderungen an Stempelungen ohne Spur verhindert, die Aufzeichnungen vier Jahre lang speichert und sie der Belegschaft, ihrer Vertretung und der Inspektion zur Verfügung stellt.
Muss man eine App zum Stempeln verwenden?
Heute nicht. Das Gesetz erlaubt Papier oder eine Tabellenkalkulation, wenn die Aufzeichnung verlässlich ist. Das von der spanischen Regierung vorbereitete Königliche Dekret würde digitale Erfassung vorschreiben, aber Stand 14. Oktober 2026 ist es nicht verabschiedet.
Was passiert, wenn die App das Löschen oder Ändern von Stempelungen erlaubt?
Dann verliert die Aufzeichnung an Wert: Der Leitfaden des Ministeriums verlangt Informationen, die später nicht manipuliert werden können. Korrekturen müssen mit dem vorherigen Stand vermerkt bleiben.
Reicht eine Projekt-Zeiterfassungs-App zum Stempeln?
Nur wenn sie die tägliche Ein- und Ausstempelung erfasst und keine Änderungen an den Einträgen ohne Spur zulässt. Viele sind für die Stundenabrechnung gedacht, nicht für die Arbeitszeit.
Muss ich mit meinem Handy stempeln, wenn die App gratis ist?
Nein, das muss nicht sein. Das Unternehmen kann den Computer am Arbeitsplatz oder ein gemeinsames Tablet nutzen, und im Homeoffice darf es nicht verlangen, dass du etwas auf deinem Handy installierst.
Was mache ich mit den Aufzeichnungen, wenn ich die App wechsle?
Vor dem Wechsel herunterladen und bis zum Ablauf der vier Jahre aufbewahren. Prüfe vor der Auswahl, ob die App den Export erlaubt.
Wie hoch ist das Bußgeld, wenn die Aufzeichnung nicht korrekt geführt wird?
Es ist ein schwerer Verstoß, mit 751 bis 7.500 € für das Unternehmen.
Fazit
Eine kostenlose Zeiterfassungs-App taugt, wenn sie dasselbe erfüllt wie eine kostenpflichtige: echte Ein- und Ausstempelzeiten, Stempelungen, die sich nicht ohne Spur ändern lassen, vier Jahre Aufbewahrung und Zugriff für Berechtigte. Bevor du dich entscheidest, versuche, eine Stempelung zu ändern, exportiere einen Monat als PDF und prüfe, was passiert, wenn du jemanden zusätzlich einstellst. Wenn sie diese Tests besteht, musst du nicht bezahlen.
Dieser Artikel dient nur zur Information und ersetzt keine Beratung durch deine Arbeitsrechtsberatung (asesoría laboral). Prüfe auch deinen Tarifvertrag, der festlegen kann, wie die Arbeitszeit erfasst wird.
Nützliche Links
- Fichómetro: Arbeitszeiterfassung für kleine Unternehmen, gratis für 1 Person.
- Arbeitszeiterfassung in Spanien: was das Gesetz verlangt und wie man es erfüllt.
- Vorlage zur Arbeitszeiterfassung in Spanien (für Excel), kostenlos.
- Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung des spanischen Arbeitsministeriums (PDF, auf Spanisch).
