Application de pointage gratuite en Espagne : ce qu’elle doit respecter

Consultoría EHERO

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Une application de pointage gratuite en Espagne (app para fichar gratis) peut suffire à une petite entreprise, à condition de respecter ce qu’exige la loi en matière d’enregistrement du temps de travail. Le prix n’est pas le problème : le problème, c’est que beaucoup de formules gratuites rognent précisément sur ce que vérifie l’Inspection du travail espagnole (Inspección de Trabajo), comme l’impossibilité de modifier un pointage ou la conservation du registre pendant quatre ans.

Dans ce guide, nous expliquons ce que doit respecter tout outil de pointage, ce que les formules gratuites laissent souvent de côté, comment comparer les options sans coût et comment vérifier une application avant d’y inscrire qui que ce soit. Révisé au 14 octobre 2026.

Ce qu’elle doit respecter pour être valable

La loi ne demande pas une application précise ni payante. L’article 34.9 du Statut des travailleurs espagnol (Estatuto de los Trabajadores) et le guide du ministère du Travail espagnol fixent ce que tout système doit fournir, gratuit ou non :

L’heure de début et de fin de chaque journée, pour chaque personne. En cas de journée coupée, chaque tranche.
Un registre fiable que personne ne puisse modifier après coup. Le guide parle d’informations « inaltérables et non manipulables a posteriori », ni par l’entreprise ni par la personne. Les erreurs se corrigent, mais en laissant une trace.
Les pauses, si elles sont déduites. Le même guide avertit : si elles ne figurent pas, on présume que tout le temps entre l’entrée et la sortie est du travail.
Conservation pendant quatre ans. L’entreprise doit conserver les registres pendant cette durée, y compris ceux des personnes qui ne travaillent plus pour elle.
À la disposition de ceux qui ont le droit de les consulter : chaque personne, sa représentation et l’Inspection du travail.
Le récapitulatif mensuel en temps partiel. À une personne à temps partiel, il faut remettre chaque mois, avec la fiche de paie, le récapitulatif de ses heures (article 12.4.c du Statut). Nous l’expliquons dans notre article sur l’enregistrement du temps de travail à temps partiel en Espagne.
Respect de la protection des données. Uniquement les données nécessaires et sans imposer le téléphone personnel. Nous l’expliquons dans notre article est-il légal de pointer avec son téléphone personnel en Espagne ?

Si une application gratuite respecte tout cela, elle convient. Si elle échoue sur un seul point, le registre existe mais ne résiste pas à une inspection. Le détail de chaque obligation figure dans notre guide sur l’enregistrement du temps de travail en Espagne.

Ce que les formules gratuites rognent souvent

Beaucoup d’applications payantes proposent une formule gratuite pour être testées. C’est légitime, mais il vaut mieux savoir où se situe la limite avant d’en dépendre :

Le nombre de personnes. La formule gratuite est souvent réservée à très peu de personnes, et dès qu’une personne de plus arrive, il faut payer pour tout le monde.
L’impossibilité de modifier les pointages. Dans certaines applications connues, bloquer les enregistrements pour qu’ils ne puissent pas être modifiés ou consulter l’historique des changements n’est disponible que dans les formules payantes. Sans cela, la formule gratuite enregistre des heures, mais pas un registre fiable.
L’historique. Si seuls les derniers mois sont visibles, il manque les quatre ans exigés par la loi.
Les rapports. Exporter le mois en PDF ou en Excel pour l’Inspection ou pour la paie est parfois payant.
Pointer sans téléphone. Le mode kiosque, avec une tablette à l’entrée, est souvent réservé aux formules payantes. C’est ce qui permet de ne pas dépendre du téléphone de chacun.
Ce qui se passe quand on part. Si vous cessez de payer ou fermez le compte, pouvez-vous encore consulter et télécharger les registres jusqu’au terme des quatre ans ?

Il existe un autre piège fréquent : les applications de suivi du temps par projet. Elles sont conçues pour savoir combien d’heures sont consacrées à chaque client ou tâche, pas pour enregistrer le temps de travail, et elles ne recueillent pas toujours l’entrée et la sortie ni n’empêchent de modifier ce qui a été saisi.

Les options gratuites, comparées

Option	Avantage	Ce qu’il faut surveiller
Feuille papier signée	Ne coûte rien et la loi l’admet	Elle se remplit en fin de semaine, se perd et doit être additionnée à la main. Quatre ans de papiers
Tableur	Calcule automatiquement et peut être imprimé	Il peut être modifié sans laisser de trace. Il faut une méthode : signer chaque mois et conserver une copie verrouillée
Formule gratuite d’une application payante	Pratique, sur mobile ou ordinateur	Limite de personnes et fonctions réduites : blocage des pointages, historique, rapports, kiosque
Suivi du temps par projet	Utile pour facturer des heures	Ce n’est pas fait pour le temps de travail : l’entrée et la sortie peuvent manquer, ou ce qui est saisi peut être modifié
Application gratuite de registre du temps de travail pour peu de personnes	Conçue pour la loi espagnole, avec registre verrouillé	Vérifier jusqu’à combien de personnes c’est gratuit et combien coûte le passage au-delà

Si vous préférez commencer par le papier ou par un tableur, nous avons une feuille de temps pour l’Espagne en Excel gratuite, conforme à ce qu’exige la loi.

Comment la vérifier avant de choisir

Avant d’inscrire l’équipe, faites ces tests avec une personne fictive :

Enregistrez une entrée et une sortie et vérifiez qu’elles restent avec l’heure réelle, pas celle saisie par la personne qui pointe.
Essayez de modifier un pointage. Si cela est possible sans laisser de trace de ce qu’il y avait, de qui l’a modifié et pourquoi, ce n’est pas un registre fiable.
Vérifiez combien de temps les registres sont conservés dans la formule gratuite et ce qui se passe si vous fermez le compte.
Exportez le mois en PDF ou en Excel, comme le demanderait l’Inspection ou votre gestionnaire de paie.
Essayez de pointer sans téléphone personnel : depuis l’ordinateur ou depuis une tablette partagée.
Lisez quelles données sont collectées. Si la localisation est demandée en permanence, ou les empreintes ou le visage, demandez-vous si c’est nécessaire.
Vérifiez où les données sont stockées et si le contrat de sous-traitance du traitement vous est fourni.
Calculez ce que cela coûtera le jour où vous embaucherez une personne de plus.

Quand il vaut mieux payer

Le gratuit vaut le coup tant qu’il respecte les minimums légaux et que votre effectif tient dedans. Quand ce n’est plus le cas, le calcul est simple : le coût de l’application par personne et par mois face au temps perdu à additionner des feuilles, courir après les signatures et préparer le mois pour la paie.

Et face au risque. Ne pas tenir le registre, ou le tenir d’une manière qui ne convient pas, constitue une infraction grave, avec des amendes de 751 à 7 500 € pour l’entreprise. Nous l’expliquons dans notre article sur l’amende pour défaut de pointage en Espagne.

Et le décret royal sur l’enregistrement numérique

Le gouvernement espagnol prépare un décret royal (Real Decreto) qui, selon le projet connu, obligerait à pointer uniquement par des moyens numériques, à laisser une trace de chaque correction et à donner à l’Inspection un accès immédiat, y compris à distance. Avec cela, le papier et le tableur ne seraient plus valables.

Au 14 octobre 2026, il n’est pas approuvé ni publié au BOE, le journal officiel espagnol. Nous le suivons dans notre article pointage numérique en Espagne : où en est le décret. Si vous choisissez une application maintenant, mieux vaut qu’elle respecte déjà cela.

Fichómetro : gratuit à vie si 1 personne pointe

Fichómetro (notre propre application) est une application de registre du temps de travail pensée pour les petites entreprises et pour la loi espagnole. La formule Gratuite, pour 1 personne qui pointe et sans limite de temps, comprend ce qu’exige la loi : pointage depuis le mobile ou l’ordinateur avec l’heure du serveur, un registre que personne ne peut modifier (les corrections sont ajoutées avec leur motif), le récapitulatif mensuel avec la validation de la personne, le mode Inspection et les documents légaux. Avec plus de personnes, Pro coûte 2 € par personne active et par mois, TVA non incluse, et ajoute le kiosque avec PIN ou carte QR, les plannings, les congés et plusieurs sites. Vous pouvez l’essayer 30 jours sans carte et, si vous résiliez, le registre reste accessible en lecture seule jusqu’au terme des quatre ans. L’application existe en espagnol, en catalan, en galicien, en basque et en anglais.

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Questions fréquentes

Une application gratuite convient-elle pour le registre du temps de travail ?

Oui, si elle enregistre l’heure de début et de fin de chaque journée, empêche de modifier les pointages sans laisser de trace, conserve les registres pendant quatre ans et les met à disposition de l’équipe, de sa représentation et de l’Inspection.

Est-il obligatoire d’utiliser une application pour pointer ?

Pas aujourd’hui. La loi admet le papier ou un tableur si le registre est fiable. Le décret royal préparé par le gouvernement espagnol obligerait à ce que ce soit numérique, mais au 14 octobre 2026 il n’est pas approuvé.

Que se passe-t-il si l’application permet de supprimer ou de modifier les pointages ?

Le registre perd de sa valeur : le guide du ministère demande des informations qui ne puissent pas être manipulées après coup. Les corrections doivent être consignées avec ce qui existait auparavant.

Une application de suivi du temps par projet convient-elle pour pointer ?

Seulement si elle recueille l’entrée et la sortie de chaque jour et ne permet pas de modifier ce qui a été saisi sans trace. Beaucoup sont conçues pour facturer des heures, pas pour le temps de travail.

Dois-je pointer avec mon téléphone si l’application est gratuite ?

Pas forcément. L’entreprise peut utiliser l’ordinateur du poste ou une tablette partagée, et en télétravail elle ne peut pas vous imposer d’installer quoi que ce soit sur votre téléphone.

Que faire des registres si je change d’application ?

Les télécharger avant de partir et les conserver jusqu’au terme des quatre ans. Vérifiez avant de choisir que l’application permet de les exporter.

Quelle est l’amende pour ne pas tenir correctement le registre ?

C’est une infraction grave, de 751 à 7 500 € pour l’entreprise.

Conclusion

Une application de pointage gratuite convient si elle remplit les mêmes conditions qu’une payante : heure réelle d’entrée et de sortie, pointages impossibles à modifier sans trace, conservation pendant quatre ans et accès pour ceux qui ont le droit de les consulter. Avant de choisir, essayez de modifier un pointage, exportez un mois en PDF et voyez ce qui se passe le jour où vous embauchez quelqu’un de plus. Si elle passe ces tests, il n’est pas nécessaire de payer.

Cet article est informatif et ne remplace pas les conseils de votre conseiller en droit du travail (asesoría laboral). Vérifiez aussi votre convention collective, qui peut préciser comment le temps de travail est enregistré.